Quản lý vận chuyển. Rõ từng bước.

01. Bắt đầu với CRM Logistics

CRM dành cho đội ngũ vận chuyển: quản lý khách hàng, báo giá, đơn tiểu ngạch, đơn chính ngạch, đóng bao và theo dõi các khoản thu. Khách hàng sử dụng tài khoản được cấp để tra cứu thông tin thuộc phạm vi của mình.

1. Nhận tên đăng nhập và mật khẩu từ quản trị EXLINK. Không dùng chung tài khoản giữa các nhân viên.
2. Mở CRM EXLINK, đăng nhập và kiểm tra tên tài khoản.
3. Kiểm tra các menu được cấp. Không thấy chức năng cần thiết: yêu cầu quản trị kiểm tra quyền.
4. Đổi mật khẩu theo chức năng được cấp và đăng xuất khi dùng máy chung.

02. Khách hàng và bảng giá

1. Vào Quản lý khách hàng, tìm theo mã, điện thoại hoặc tên trước khi tạo mới.
2. Điền đúng thông tin liên hệ, địa chỉ nhận/giao và người phụ trách. Không tạo thêm hồ sơ chỉ vì khách có đơn mới.
3. Quản trị hoặc người được cấp quyền thiết lập bảng giá áp dụng cho khách hàng, tuyến và loại dịch vụ.
4. Khi lập đơn, chọn đúng khách để hệ thống lấy thông tin liên quan. Kiểm tra cước hiển thị trước khi lưu.

Hồ sơ trùng tên chưa chắc là một người. Cần đối chiếu số điện thoại, mã khách và lịch sử đơn trước khi yêu cầu gộp dữ liệu.

03. Lập, kiểm tra và gửi báo giá

1. Mở Báo giá, chọn khách và tuyến, nhập tên hàng, số kiện, khối lượng/kích thước dự kiến.
2. Ghi rõ dịch vụ, cước vận chuyển, phụ phí, điều kiện thanh toán và thời hạn hiệu lực.
3. Kiểm tra tổng tiền, đơn vị tính và các khoản chưa bao gồm.
4. Lưu, kiểm tra số báo giá, xem trước bản in rồi mới gửi khách.

Kích thước và khối lượng dự kiến cần được xác nhận sau đóng gói. Khi điều chỉnh giá, thực hiện theo quyền và quy trình duyệt của đơn vị; không sửa số liệu để thay cho việc ghi nhận khoản thu.

04. Tạo và theo dõi đơn tiểu ngạch

1. Vào Đơn tiểu ngạch, tạo đơn và chọn đúng chiều Đi Việt Nam hoặc Đi Trung Quốc.
2. Chọn khách, điền người gửi/nhận, điện thoại, địa chỉ và thông tin hàng hóa.
3. Nhập số kiện, cân nặng thực tế và kích thước. Kiểm tra đơn vị đo và hệ số quy đổi đang áp dụng.
4. Kiểm tra cước, phụ phí, tổng tiền rồi lưu. Giữ mã đơn hệ thống tạo để tra cứu.
5. Cập nhật mốc vận chuyển đúng tình hình thực tế, đính kèm chứng từ khi cần.

05. Đơn chính ngạch và bộ chứng từ

1. Mở Đơn chính ngạch, tạo đơn và điền thông tin khách, lô hàng, tuyến, đối tác và các mốc xử lý.
2. Tải tài liệu đúng nhóm: invoice, packing list, tờ khai hoặc tài liệu liên quan. Dùng tên file dễ nhận biết.
3. Kiểm tra tài liệu sau tải lên. PDF có thể xem trực tiếp khi trình duyệt hỗ trợ; Word/Excel thường cần tải xuống hoặc ứng dụng tương thích.
4. Đối chiếu phí và chứng từ trước khi hoàn tất lô hàng.

Không tải lên file thực thi, file chứa mật khẩu truy cập hoặc tài liệu ngoài phạm vi công việc. Nếu xem trước lỗi nhưng tải được, báo quản trị kèm mã đơn và tên file.

06. Kho, đóng bao và vận hành

1. Tìm đúng mã đơn, kiểm đếm số kiện và đối chiếu nhãn hàng khi tiếp nhận.
2. Trong Đóng bao EXLINK, chọn đúng đơn/kiện, tạo hoặc cập nhật bao theo quyền được cấp.
3. Kiểm tra mã bao, số kiện và điểm kho trước khi bàn giao; ghi nhận chênh lệch ngay khi phát hiện.
4. Đối chiếu hàng tại kho Quảng Tây và Móng Cái theo thực tế vận hành. Không ghi nhận hàng đã đến nếu chưa có xác nhận bàn giao.

Thông tin hiển thị phụ thuộc cấu hình và quyền. Không dùng thao tác đóng bao để thay cho xác nhận công nợ hoặc thanh toán.

07. Thu tiền, công nợ và báo cáo

Theo dõi theo từng đơn: Tổng phải thu − khoản đã xác nhận nhận = còn phải thu. Trạng thái vận chuyển và trạng thái thanh toán được kiểm tra riêng.

1. Tìm đúng đơn và kiểm tra chứng từ, số tiền thực nhận.
2. Người được cấp quyền ghi nhận hoặc xác nhận khoản thu; không xác nhận chỉ dựa vào ảnh giao dịch chưa kiểm chứng.
3. Vào Báo cáo tài chính, chọn đúng thời gian, phạm vi và bộ lọc.
4. Xuất dữ liệu, đối chiếu tổng tiền với danh sách đơn và khoản thu trước khi dùng để quyết toán.

08. Khách hàng tra cứu và yêu cầu hỗ trợ

Khách sử dụng tài khoản do EXLINK cấp để xem đơn thuộc phạm vi của mình. Việc xem công nợ, tải file và xuất dữ liệu phụ thuộc quyền được cấp. Khách không tự chỉnh sửa dữ liệu vận hành.

Giao diện hoặc tên menu có thể khác theo phiên bản và phân quyền. Hướng dẫn này mô tả quy trình sử dụng, không tự thay đổi quyền hoặc cấu hình hệ thống.